Afhendingarmáti reikninga

Ísafjarðarbær tekur eingöngu á móti reikningum með rafrænum hætti, það er sem XML-skeyti í gegnum skeytamiðlara. Reikningar sem berast á pappírsformi eða sem pdf-skjöl í tölvupósti verða endursendir með ósk um að fá þá aftur sem XML-skeyti.

Skil á rafrænum reikningum

Fyrirtæki

Mælt er með að söluaðilar gefi út reikninga í sínum kerfum og miðli í gegnum skeytamiðlara. Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um útgáfu og miðlun rafrænna reikninga.

Einstaklingar

Aðilum sem eru ekki með þjónustu skeytamiðlunar geta sent reikninga í gegnum reikningagátt.

Nauðsynlegar upplýsingar á reikningi

Reikninga skal stíla á kennitölu og nafn sjóðs/fyrirtækis auk þess sem nafn kostnaðarstaðar/deildar skal koma fram á reikningi með skýrum hætti. Eftirtaldar kennitölur eru gildar:

  • 540596-2639 – Ísafjarðarbær
  • 600596-2419 – Hafnir Ísafjarðarbæjar
  • 600103-2450 – Fasteignir Ísafjarðarbæjar
  • 660463-0119 – Byggðasafn Vestfjarða

Aðstoð

Bókhaldsdeild Ísafjarðarbæjar svarar öllum spurningum og veitir aðstoð við reikningagerð í síma 450 8000 eða á bokhald@isafjordur.is.

Viðskiptavinir Ísafjarðarbæjar

Viðskiptavinir geta óskað eftir því að fá reikninga senda rafrænt á XML formi í gegnum skeytamiðlara með því að senda beiðni á innheimta@isafjordur.is.

Hvers vegna ekki PDF?

Sveitarfélagið fær mikinn fjölda reikninga í hverjum mánuði. Til að vinna úr þeim á skilvirkan hátt eru notuð tölvukerfi sem lesa gögnin beint úr rafrænum skeytum. PDF-skjöl eru hins vegar ekki lesanleg á þann hátt og bjóða því ekki upp á þessa sjálfvirkni. Þess vegna eru PDF-reikningar ekki leyfðir í viðskiptum við sveitarfélagið.

Um lög og reglur
Árið 2013 var sett reglugerð nr. 505 sem skilgreinir hvað telst rafrænn reikningur og hvaða kröfur eru gerðar, til dæmis um áreiðanleika og rekjanleika. Þar kemur fram að reikningar þurfa að vera á formi sem tryggir að hægt sé að fylgjast með og treysta upplýsingum.

Árið 2019 var svo sett reglugerð nr. 44 sem gerir sveitarfélögum skylt að taka við rafrænum reikningum. Í henni er rafrænn reikningur skilgreindur sem skjal sem er útbúið, sent og móttekið á stöðluðu rafrænu formi sem hægt er að vinna sjálfvirkt með. PDF-skjöl uppfylla ekki þessar kröfur, því þau eru ekki á því sniði sem þarf.

Af hverju er PDF í tölvupósti ekki nóg?
PDF-skjal í tölvupósti uppfyllir ekki lagakröfur um áreiðanleika og rekjanleika nema sérstakar, viðbótar aðgerðir séu gerðar. Þannig sendingar eru líka varnarlausar gagnvart svikum – til dæmis er hægt að hlera tölvupóst og breyta innihaldi skeyta.

Formkröfur og innihald reikninga

Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundum upplýsingum á reikningi.

Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir:

  • Númer kostnaðarstaðar / deildar (ef uppgefið af kaupanda)
  • Númer á undirritaðri beiðni (ef framvísað af kaupanda)
  • Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda (ef uppgefið af kaupanda)
  • Nafn eða kennitala þess sem pantar (ef uppgefið af kaupanda)

Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld.

Óskað er eftir að viðbótar upplýsingar, s.s. beiðnir, tíma- og verkskýrslur og önnur mikilvæg gögn séu send sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum.

Algengast er að stofnanir Ísafjarðarbæjar séu í reikningsviðskiptum við sína birgja en þetta fer þó eftir umfangi viðskipta, verkferlum og viðskiptakerfum aðila. Æskilegt er að hver stofnun sé með sitt viðskiptanúmer í sölukerfi birgja og mælst er til að í burðarlagi í stofnspjaldi viðskiptavinar, sé sett GLN kennitala viðkomandi stofnunar.

Með réttri uppsetningu og notkun á GLN kennitölum er tryggð sjálfvirk og rétt bókun og afgreiðsla reikninga.

Yfirlit yfir deildir og GLN kennitölur

Samantekt yfir GLN kennitölur stofnana Ísafjarðarbæjar í töflureikni.

Kóti
Heiti
02020 Velferðarsvið, skrifstofa
02110 Fjárhagsaðstoð
02150 Stuðningsþjónusta
02310 Barnavernd, skrifstofa
02330 Kostnaður vegna fósturs utan heimilis
02340 Kostnaður vegna úrræða á heimili (tilsjón)
02350 Kostnaður vegna úrræða utan heimilis
02410 Vinnustofa aldraðra, Ísafirði
02420 Félagsstarf aldraðra Flateyri
02430 Félagsstarf aldraðra, Þingeyri
02441 Matarþjónusta aldraðra
02460 Dagdeild aldraðra, Ísafirði
02470 Dagdeild aldraðra, Suðureyri
02510 Mál.fatlaðra, sameiginlegt
02521 Frístundaþjónusta
02540 Ferðaþjónusta fatlaðra
02550 Stoðþjónusta
02561 Búseta Fjarðarstræti
02562 Búseta Sindragötu
02563 Búseta Pollgata
02570 Skammtímavistun
02580 Hvesta
02610 Áfengis- og vímuefnavarnir
02740 Orlofssjóður húsmæðra
02890 Ýmsir styrkir
03000 Heilbrigðismál
03221 Heilbrigðiseftirlit
04000 Fræðslumál
04020 Skólaskrifstofa
04100 Leikskólar, sameiginlegt
04120 Sólborg
04160 Grænigarður, Flateyri
04180 Laufás, Þingeyri
04190 Tjarnarbær, Suðureyri
04200 Sameiginlegir liðir
04210 Grunnskólinn á Ísafirði
04220 Dægradvöl, heilsdagsskóli
04230 Mötuneyti Grsk. á Ísafirði
04260 Grunnskóli Önundarfjarðar
04280 Grunnskólinn á Þingeyri
04290 Grunnskólinn á Suðureyri
05000 Menningarmál
05210 Safnahúsið
05410 Neðstikaupstaður, sameiginlegt
05420 Faktorshús
05430 Krambúð
05440 Turnhús
05450 Tjöruhús
05520 Útilistaverk
05540 Bæjarlistamaður
05550 Leikhús
05620 Félagsheimili Hnífsdal
05660 Félagsheimili Flateyri
05680 Félagsheimili Þingeyri
05690 Félagsheimili Suðureyri
05720 Aðrar hátíðir
05890 Ýmsir styrkir
06000 Æskulýðs- og íþróttamál
06100 Opnir leikvellir
06270 Vinnuskóli
06310 Félagsmiðstöðin Djúpið Ísafirði
06510 Íþróttahúsið Torfnesi
06550 Sundhöll Ísafjarðar
06560 Íþróttamiðstöð Flateyri
06580 Íþróttamiðstöð Þingeyri
06590 Íþróttamiðstöð Suðureyri
06650 Skíðasvæði
06720 Íþróttahátíðir
06810 Almenn félagasamtök
06890 Aðrir styrkir
07000 Brunamál og almannavarnir
07210 Slökkvilið
07220 Sjúkraflutningar
07240 Öryggisþjónusta
07250 Slökkvitækjaþjónusta
07410 Almannavarnir
07420 Náttúruhamfarir
08000 Hreinlætismál
08110 Heilbrigðiseftirlit Vestfjarða
08230 Eyðing sorps, Funi
08510 Meindýraeyðing
08570 Dýraeftirlit
09000 Skipulags- og byggingarmál
09010 Tæknideild
09210 Skipulagsfulltrúi
09220 Aðalskipulag
09230 Deiliskipulag
09510 Byggingarfulltrúi
10000 Umferðar- og öryggismál
10310 Viðhald gatna
10530 Umferðarmerking
10560 Götunöfn og húsnúmer
10590 Götulýsing
10610 Snjómokstur
10620 Hálkuvarnir
10630 Vetrarsamgöngur
10710 Almenningssamgöngur
11000 Umhverfismál
11210 Skrúður
11220 Almenningsgarðar
11410 Opin svæði
11510 Umhirða gatna
11520 Lóðahreinsun
11610 Skreytingar jól, aðrar hátíðir
11710 Minka- og refaeyðing
11890 Ýmsir styrkir
13000 Atvinnumál
13090 Atvinnumál, almenn
13220 Fjallskil
13240 Fjárgirðingar
13250 Fjárréttir
13620 Tjaldsvæði
13640 Almenningssalerni
13800 Styrkir, framlög til ferðamála
13890 Ýmsir styrkir
21000 Sameiginlegur kostnaður
21110 Sveitarstjórnarkosningar
21150 Alþingiskosningar, aðrar kosningar
21400 Bæjarskrifstofur
21420 Upplýsingakerfi
21510 Risna, móttökur og kynningarmál
31000 Eignasjóður, rekstur
33210 Áhaldahús Ísafirði
41000 Hafnarsjóður, rekstur
43000 Vatnsveita, rekstur
53000 Þjónustuíbúðir Hlíf, rekstur
55000 Eyri hjúkrunarheimili, rekstur
57000 Fasteignir Ísafjarðarbæjar
61000 Fráveita, rekstur
67000 Byggðasafn Vestfjarða, rekstur

 

Ekki er hægt að taka á móti reikningum í tölvupósti. Lánadrottnar geta þó sent hreyfingaryfirlit á bokhald@isafjordur.is.