Afhendingarmáti reikninga

Skil á rafrænum reikningum

Fyrirtæki

Mælt er með að söluaðilar gefi út reikninga í sínum kerfum og miðli í gegnum skeytamiðlara. Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um útgáfu og miðlun rafrænna reikninga.

Einstaklingar

Aðilum sem eru ekki með þjónustu skeytamiðlunar geta sent reikninga í gegnum reikningagátt.

Nauðsynlegar upplýsingar á reikningi

Reikninga skal stíla á kennitölu og nafn sjóðs/fyrirtækis auk þess sem nafn kostnaðarstaðar/deildar skal koma fram á reikningi með skýrum hætti. Eftirtaldar kennitölur eru gildar:

• 540596-2639 – Ísafjarðarbær
• 600596-2419 – Hafnir Ísafjarðarbæjar
• 600103-2450 – Fasteignir Ísafjarðarbæjar
• 660463-0119 – Byggðasafn Vestfjarða

Aðstoð

Bókhaldsdeild Ísafjarðarbæjar svarar öllum spurningum og veitir aðstoð við reikningagerð í síma 450 8000 eða á bokhald@isafjordur.is.

Viðskiptavinir Ísafjarðarbæjar

Viðskiptavinir geta óskað eftir því að fá reikninga senda rafrænt á XML formi í gegnum skeytamiðlara með því að senda beiðni á innheimta@isafjordur.is.

Hvers vegna ekki PDF?

Sveitarfélagið fær mikinn fjölda reikninga í hverjum mánuði. Til að vinna úr þeim á skilvirkan hátt eru notuð tölvukerfi sem lesa gögnin beint úr rafrænum skeytum. PDF-skjöl eru hins vegar ekki lesanleg á þann hátt og bjóða því ekki upp á þessa sjálfvirkni. Þess vegna eru PDF-reikningar ekki leyfðir í viðskiptum við sveitarfélagið.

Um lög og reglur
Árið 2013 var sett reglugerð nr. 505 sem skilgreinir hvað telst rafrænn reikningur og hvaða kröfur eru gerðar, til dæmis um áreiðanleika og rekjanleika. Þar kemur fram að reikningar þurfa að vera á formi sem tryggir að hægt sé að fylgjast með og treysta upplýsingum.

Árið 2019 var svo sett reglugerð nr. 44 sem gerir sveitarfélögum skylt að taka við rafrænum reikningum. Í henni er rafrænn reikningur skilgreindur sem skjal sem er útbúið, sent og móttekið á stöðluðu rafrænu formi sem hægt er að vinna sjálfvirkt með. PDF-skjöl uppfylla ekki þessar kröfur, því þau eru ekki á því sniði sem þarf.

Af hverju er PDF í tölvupósti ekki nóg?
PDF-skjal í tölvupósti uppfyllir ekki lagakröfur um áreiðanleika og rekjanleika nema sérstakar, viðbótar aðgerðir séu gerðar. Þannig sendingar eru líka varnarlausar gagnvart svikum – til dæmis er hægt að hlera tölvupóst og breyta innihaldi skeyta.

Formkröfur og innihald reikninga

Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundum upplýsingum á reikningi.

Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir:

• Númer kostnaðarstaðar / deildar (ef uppgefið af kaupanda)
• Númer á undirritaðri beiðni (ef framvísað af kaupanda)
• Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda (ef uppgefið af kaupanda)
• Nafn eða kennitala þess sem pantar (ef uppgefið af kaupanda)

Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld.

Óskað er eftir að viðbótar upplýsingar, s.s. beiðnir, tíma- og verkskýrslur og önnur mikilvæg gögn séu send sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum.

Algengast er að stofnanir Ísafjarðarbæjar séu í reikningsviðskiptum við sína birgja en þetta fer þó eftir umfangi viðskipta, verkferlum og viðskiptakerfum aðila. Æskilegt er að hver stofnun sé með sitt viðskiptanúmer í sölukerfi birgja og mælst er til að í burðarlagi í stofnspjaldi viðskiptavinar, sé sett GLN kennitala viðkomandi stofnunar.

Með réttri uppsetningu og notkun á GLN kennitölum er tryggð sjálfvirk og rétt bókun og afgreiðsla reikninga.

Yfirlit yfir deildir og GLN kennitölur

Samantekt yfir GLN kennitölur stofnana Ísafjarðarbæjar í töflureikni.