Afhendingarmáti reikninga

Leiðbeiningar fyrir sendingu rafrænna reikninga

Leiðbeiningar að móttökuvef Inexchange fyrir birgja Ísafjarðarbæjar

Hvers vegna að senda reikning með rafrænni skeytamiðlun

Innheimta með rafrænum reikningi er bæði þægileg og hraðvirk. Auk þess er rafrænn reikningur öruggasta leiðin við innheimtu. Hætta á vanskilum dregst saman því að reikningurinn fer beint í kerfi Ísafjarðarbæjar. Það kostar ekkert að byrja að nota móttökuvef Ísafjarðarbæjar hjá InExchange og hægt er að senda allt að 100 reikninga á ári ókeypis í gegnum vefviðmót skeytamiðlarans.

Innskráning á móttökuvef Ísafjarðarbæjar

Smellið á hlekkinn HÉR og nýskráið ykkur hjá InExchange. Þar með hafið þið stofnað aðgang til að geta sent rafrænan reikning til Ísafjarðarbæjar og annarra fyrirtækja sem eru á lista inexchange yfir móttakendur reikninga.

Upplýsingar um fyrirtækið

Innskráningaraðili getur verið með fleiri en eitt fyrirtæki inn á aðganginum en fyrirtækjum er bætt við undir Minn aðgangur. Undir minn aðgangur en jafnframt nauðsynlegt að klára setja inn upplýsingar um fyrirtækið sem sendir reikninginn til að allar nauðsynlegar upplýsingar séu með reikningnum til skráningar í lánardrottnabókhald Ísafjarðarbæjar og til að greiðsla skili sér. Nauðsynlegt er að setja inn upplýsingar um kennitölu, heimilisfang, símanúmer og vsk-númer ef það er til staðar. Jafnframt eru þarna upplýsingar fyrir greiðslumáta.

Einnig er mikilvægt að velja á milli þess hvort reikningsnúmer reiknings eigi að vera „sjálfvirk númeraröð“ eða „handvirk númeraröð“. Móttökuvefur Ísafjarðarbæjar er viðurkenndur af skattayfirvöldum og er bæði hægt að nota vefinn sem utanumhald um tekjuskráningu fyrir aðila sem ekki hafa bókhaldskerfi en einnig er hægt að nota hann sem skilasíðu fyrir reikninga sem áður hafa verið gefnir út af birgjum. Ef senda á reikning sem áður hefur verið gefinn út þá er valin handvirk skráningarröð í staðin fyrir sjálfvirka og þá er sett inn reikningsnúmerið sem er á áður útgefnum reikningi í reitinn fyrir „reikningur nr.“ þegar reikningur er skráður á móttökuvefinn.

Senda reikning

Veljið Búa til reikning og þá birtist eftirfarandi skjámynd:

Fylla þarf í eftirfarandi reiti:

Viðskiptamaður: Nafn viðskiptamanns sett inn, valið eða stofnað.
Stofna nýjan viðskiptamann: Þetta gerist aðeins í fyrsta sinn sem reikningur er skráður á nýjan viðskiptamann. Þarna er viðeigandi upplýsingum bætt við, t.d. heimilisfangi undir greiðslustaður og vsk númer undir viðskiptamannaupplýsingar. Undir Afhendingarstaður er hægt að stofna þær deildir (bæta við heimilisfangi) vegna þeirra stofnana sem viðskipti eru höfð við.

Þegar búið er að stofna deildirnar og velja viðskiptamanninn á reikninginn er afhendingarstaðurinn valinn fyrir reikninginn.

1. Dags. reiknings: Dagsetning reiknings valin ef hún er önnur en skráningardagur t.d. síðasti dagur mánaðar. Dagsetning reiknings ætti alltaf að vera dags. þess dags eða mánaðar sem vinnan/þjónustan/varan var unnin/veitt/afhent.
2. Gjalddagi: Gjalddagi reiknings valinn, lágmark 2 vikum eftir skráningu.
3. Bókunarupplýsingar: Deildarnúmer þeirrar stofnunar sem verslað er við sett inn, sjá lista hér fyrir neðan. Í sýnidæminu væri það 04120.
4. Þín tilvísun/þitt pöntunarnr.: Tilvísun í fastanúmer/verknúmer/viðburð/samning/nr. reiknings úr bókhaldskerfi, ef viðeigandi (þarf ekki).
5. Vörunúmer: Hér er mjög mikilvægt að hver vara/þjónusta hafi einkvæmt númer sem alltaf verður notað fyrir viðkomandi vöru/þjónustu. Vörunúmerið getur verið texti eða númer eða blanda af báðu. Athugið að setja magn, einingaverð og velja viðeigandi vsk-flokk ef við á, annars er ekkert sett í vsk-hlutann ef þjónusta/vara er án vsk.
6. Athugasemd á reikningi: Frekari lýsing sem skýrir t.d. umbeðið af hverjum, vegna hvers, hvað, hvenær? Sem dæmi:
   
   1. Leiga í október á Dúfnahóli
   2. Tónlistaratriði X á 17. júní hátíð
   3. Umbeðið af AA sviðsstjóra vegna starfsafmælis HH
   4. Styrkur vegna 100 ára afmælishátíðar samþykktur á 950. fundi bæjarráðs
7.  Viðhengi: Hægt er að hengja við pdf skjöl t.d. frumrit reiknings úr bókhaldskerfi, frekari sundurliðun á vöru/þjónustu, tímaskýrslur eða önnur gögn sem nauðsynleg eru, ef við á, til að reikningur sé afgreiddur.

Hægt er að forskoða reikninginn áður en haldið er í næsta skref eða vista drög ef frekari upplýsingar vantar áður en reikningur er sendur.

Síðan er valið halda áfram, í næsta skrefi er valið vinna reikninga og er þá reikningur sendur til viðtakanda.

Afrita reikning síðustu viku/mánaðar/árs

Í þeim tilvikum sem sama vara/þjónusta er veitt reglubundið s.s. leiga, þá er hægt að fara í sendir reikningar, síðasti reglubundinn reikningur valinn, og valið afrit. Þá afritast reikningurinn í nýjan reikning og ný bókunardagsetning valin og aðrar upplýsingar uppfærðar ef þarf.

Yfirlit yfir deildir