Afhendingarmáti reikninga

Leiðbeiningar fyrir sendingu rafrænna reikninga

Leiðbeiningar að móttökuvef Inexchange fyrir birgja Ísafjarðarbæjar

Hvers vegna að senda reikning með rafrænni skeytamiðlun

Innheimta með rafrænum reikningi er bæði þægileg og hraðvirk. Auk þess er rafrænn reikningur öruggasta leiðin við innheimtu. Hætta á vanskilum dregst saman því að reikningurinn fer beint í kerfi Ísafjarðarbæjar. Það kostar ekkert að byrja að nota móttökuvef Ísafjarðarbæjar hjá InExchange og hægt er að senda allt að 100 reikninga á ári ókeypis í gegnum vefviðmót skeytamiðlarans.

Innskráning á móttökuvef Ísafjarðarbæjar

Smellið á hlekkinn HÉR og nýskráið ykkur hjá InExchange. Þar með hafið þið stofnað aðgang til að geta sent rafrænan reikning til Ísafjarðarbæjar og annarra fyrirtækja sem eru á lista inexchange yfir móttakendur reikninga.

Upplýsingar um fyrirtækið

Innskráningaraðili getur verið með fleiri en eitt fyrirtæki inn á aðganginum en fyrirtækjum er bætt við undir „minn aðgangur“. Undir minn aðgangur en jafnframt nauðsynlegt að klára setja inn upplýsingar um fyrirtækið sem sendir reikninginn til að allar nauðsynlegar upplýsingar séu með reikningnum til skráningar í lánardrottnabókhald Ísafjarðarbæjar og til að greiðsla skili sér.

Nauðsynlegt er að setja inn upplýsingar um kennitölu, heimilisfang, símanúmer og vsk-númer ef það er til staðar. Jafnframt eru þarna upplýsingar fyrir greiðslumáta.

Senda reikning

Veljið „Búa til reikning“ og þá birtist eftirfarandi skjámynd:

Fylla þarf í eftirfarandi reiti:

Viðskiptamaður: Sláið nafn viðskiptamanns, veljið hann og þá opnast valmynd um að stofna nýjan viðskiptamann, þetta gerist aðeins í fyrsta sinn sem reikningur er skráður á nýjan viðskiptamann. Þið bætið við viðeigandi upplýsingum t.d. heimilisfangi undir „greiðslustaður“ og vsk númer undir „viðskiptamannaupplýsingar“. Undir Afhendingarstaður er hægt að stofna þær „deildir“ (bæta við heimilisfangi) vegna þeirra stofnana sem viðskipti eru höfð við.

Þegar búið er að stofna deildirnar og velja viðskiptamanninn á reikninginn er afhendingarstaðurinn valinn fyrir reikninginn.

• Dags. reiknings: Veljið dagsetningu reiknings ef hún er önnur en skráningardagur t.d. síðasti dagur mánaðar.
• Gjalddagi: Veljið gjalddaga reiknings lágmark 2 vikum eftir skráningu.
• Bókunarupplýsingar: Setjið deildarnúmer þeirrar stofnunar sem verslað er við, sjá lista hér fyrir neðan með yfirliti yfir deildir. Í sýnidæminu væri það 04120.
• Þín tilvísun: tilvísun í fastanúmer/verknúmer/viðburð/samning, ef viðeigandi.
• Þitt pöntunarnr.: ef viðeigandi.
• Vörunúmer: Hér er mjög mikilvægt að hver vara/þjónusta hafi einkvæmt númer sem alltaf verður notað fyrir viðkomandi vöru/þjónustu. Vörunúmerið getur verið texti eða númer eða blanda af báðu. Athugið að setja magn, einingaverð og velja viðeigandi vsk-flokk ef við á, annars er ekkert sett í vsk-hlutann.
• Athugasemd á reikningi: frekari skilaboð t.d. umbeðið af eða annað sem gæti þurft að koma fram til að flýta fyrir afgreiðslu reiknings.
• Viðhengi: Hægt er að hengja við pdf skjöl t.d. frumrit reiknings úr bókhaldskerfi, frekari sundurliðun á vöru/þjónustu, tímaskýrslur eða önnur gögn sem nauðsynleg eru, ef við á, til að reikningur sé afgreiddur.

Hægt er að forskoða reikninginn áður en haldið er í næsta skref eða vista drög ef frekari upplýsingar vantar áður en reikningur er sendur.

Síðan er valið „halda áfram“, í næsta skrefi er valið „vinna reikninga“ og er þá reikningur sendur til viðtakanda.

Afrita reikning síðustu viku/mánaðar/árs

Í þeim tilvikum sem sama vara/þjónusta er veitt reglubundið s.s. leiga, þá er hægt að fara í sendir reikningar, síðasti reglubundinn reikningur valinn, og valið „afrit“. Þá afritast reikningurinn í nýjan reikning og ný bókunardagsetning valin og aðrar upplýsingar uppfærðar ef þarf.

Yfirlit yfir deildir