Hægt er að senda Ísafjarðarbæ reikninga í gegnum rafræna skeytamiðlara eða með frumriti á pappír.
Ef sendandi nýtir sér ekki þegar þjónustu skeytamiðlara er í boði að senda reikninga, sendanda að kostnaðarlausu, í gegnum móttökuvef InExchange sem er skeytamiðlari Ísafjarðarbæjar.
Ísafjarðarbær tekur einnig við frumriti reikninga á pappír sem afhenda má í afgreiðslu bæjarskrifstofu á annarri hæð í Stjórnsýsluhúsinu á Ísafirði eða með bréfpósti.
Póstáritun:
Ísafjarðarbær – bókhald
Hafnarstræti 1
400 Ísafjörður
Ekki er hægt að taka á móti reikningum í tölvupósti. Lánadrottnar geta þó sent hreyfingaryfirlit á bokhald@isafjordur.is.
|
Hvers vegna ekki PDF?
Sveitarfélagið fær yfir 2000 reikninga á mánuði og mikil hagræðing næst af því að láta tölvur vinna úr skeytum við móttöku. Reikningar á PDF-formi eru ekki tölvulesanlegir og skapa því ekki slíkt tækifæri til hagræðingar og eru því ekki heimilir í viðskiptum við sveitarfélagið.
Árið 2013 var samþykkt reglugerð nr. 505 sem skýrir ýmis lagaleg atriði varðandi meðhöndlun rafrænna skjala í viðskiptum, eins og hvað er rafrænn reikningur, hlutverk skeytamiðlara, kröfur til bókhaldskerfa og fleira. Í janúar 2019 var reglugerð nr. 44 samþykkt sem skyldar sveitarfélög til að taka við reikningum á rafrænu formi. Í þessari reglugerð er rafrænn reikningur skilgreindur sem reikningur sem hefur verið gefinn út, sendur og móttekinn á skipulega uppsettu, rafrænu sniði sem gefur kost á sjálfvirkri og rafrænni meðferð. PDF-skjöl eru ekki tölvulesanleg og skapa ekki tækifæri til að auka sjálfvirkni. PDF-skjal sem er sent í venjulegum tölvupósti uppfyllir heldur ekki kröfur bókhaldslaga eða reglugerðar frá 2013 þar sem gerð er krafa um áreiðanleika og rekjanleika reikninga.
Reglugerðin útlistar hvernig þessum kröfum má mæta í viðskiptakerfum og skeytamiðlun með gagnadagbók, en hún segir ekkert um hvernig eigi að uppfylla þessar kröfur fyrir PDF-skjöl sem send eru með tölvupósti. Vandinn er að PDF-skjal í tölvupósti uppfyllir ekki þessar kröfur nema frekari aðgerðir komi til. Nýleg dæmi sanna hvernig óprúttnir aðilar geta komist í póstsendingar milli viðskiptaaðila og breytt innihaldi skeytanna.
Einnig er rétt að benda á, að reglugerð um rafræna reikninga frá 2013 segir að móttakandi skeyta ákveði form og gagnaflutningsleið sem hann tekur við og sendandi má ekki senda annað form eða eftir annarri leið en móttakandi hefur tilgreint. Reikningar á XML formi sem miðlað er í gegnum skeytamiðlara uppfylla þessa kröfu.
|