Afhendingarmáti reikninga

Hægt er að senda Ísafjarðarbæ reikninga í gegnum rafræna skeytamiðlara eða með frumriti á pappír.

Ef sendandi nýtir sér ekki þegar þjónustu skeytamiðlara er í boði að senda reikninga, sendanda að kostnaðarlausu, í gegnum móttökuvef InExchange sem er skeytamiðlari Ísafjarðarbæjar.

Leiðbeiningar fyrir sendingu rafrænna reikninga

Leiðbeiningar að móttökuvef Inexchange fyrir birgja Ísafjarðarbæjar

Hvers vegna að senda reikning með rafrænni skeytamiðlun

Innheimta með rafrænum reikningi er bæði þægileg og hraðvirk. Auk þess er rafrænn reikningur öruggasta leiðin við innheimtu. Hætta á vanskilum dregst saman því að reikningurinn fer beint í kerfi Ísafjarðarbæjar. Það kostar ekkert að byrja að nota móttökuvef Ísafjarðarbæjar hjá InExchange og hægt er að senda allt að 100 reikninga á ári ókeypis í gegnum vefviðmót skeytamiðlarans.

Innskráning á móttökuvef Ísafjarðarbæjar

Smellið á hlekkinn HÉR og nýskráið ykkur hjá InExchange. Þar með hafið þið stofnað aðgang til að geta sent rafrænan reikning til Ísafjarðarbæjar og annarra fyrirtækja sem eru á lista inexchange yfir móttakendur reikninga.

Upplýsingar um fyrirtækið

Innskráningaraðili getur verið með fleiri en eitt fyrirtæki inn á aðganginum en fyrirtækjum er bætt við undir „minn aðgangur“. Undir minn aðgangur en jafnframt nauðsynlegt að klára setja inn upplýsingar um fyrirtækið sem sendir reikninginn til að allar nauðsynlegar upplýsingar séu með reikningnum til skráningar í lánardrottnabókhald Ísafjarðarbæjar og til að greiðsla skili sér.

Nauðsynlegt er að setja inn upplýsingar um kennitölu, heimilisfang, símanúmer og vsk-númer ef það er til staðar. Jafnframt eru þarna upplýsingar fyrir greiðslumáta.

Senda reikning

Veljið „Búa til reikning“ og þá birtist eftirfarandi skjámynd:

Fylla þarf í eftirfarandi reiti:

Viðskiptamaður: Sláið nafn viðskiptamanns, veljið hann og þá opnast valmynd um að stofna nýjan viðskiptamann, þetta gerist aðeins í fyrsta sinn sem reikningur er skráður á nýjan viðskiptamann. Þið bætið við viðeigandi upplýsingum t.d. heimilisfangi undir „greiðslustaður“ og vsk númer undir „viðskiptamannaupplýsingar“. Undir Afhendingarstaður er hægt að stofna þær „deildir“ (bæta við heimilisfangi) vegna þeirra stofnana sem viðskipti eru höfð við.

Þegar búið er að stofna deildirnar og velja viðskiptamanninn á reikninginn er afhendingarstaðurinn valinn fyrir reikninginn.

  • Dags. reiknings: Veljið dagsetningu reiknings ef hún er önnur en skráningardagur t.d. síðasti dagur mánaðar.
  • Gjalddagi: Veljið gjalddaga reiknings lágmark 2 vikum eftir skráningu.
  • Bókunarupplýsingar: Setjið deildarnúmer þeirrar stofnunar sem verslað er við, sjá lista hér fyrir neðan með yfirliti yfir deildir. Í sýnidæminu væri það 04120.
  • Þín tilvísun: tilvísun í fastanúmer/verknúmer/viðburð/samning, ef viðeigandi.
  • Þitt pöntunarnr.: ef viðeigandi.
  • Vörunúmer: Hér er mjög mikilvægt að hver vara/þjónusta hafi einkvæmt númer sem alltaf verður notað fyrir viðkomandi vöru/þjónustu. Vörunúmerið getur verið texti eða númer eða blanda af báðu. Athugið að setja magn, einingaverð og velja viðeigandi vsk-flokk ef við á, annars er ekkert sett í vsk-hlutann.
  • Athugasemd á reikningi: frekari skilaboð t.d. umbeðið af eða annað sem gæti þurft að koma fram til að flýta fyrir afgreiðslu reiknings.
  • Viðhengi: Hægt er að hengja við pdf skjöl t.d. frumrit reiknings úr bókhaldskerfi, frekari sundurliðun á vöru/þjónustu, tímaskýrslur eða önnur gögn sem nauðsynleg eru, ef við á, til að reikningur sé afgreiddur.

Hægt er að forskoða reikninginn áður en haldið er í næsta skref eða vista drög ef frekari upplýsingar vantar áður en reikningur er sendur.

Síðan er valið „halda áfram“, í næsta skrefi er valið „vinna reikninga“ og er þá reikningur sendur til viðtakanda.

Afrita reikning síðustu viku/mánaðar/árs

Í þeim tilvikum sem sama vara/þjónusta er veitt reglubundið s.s. leiga, þá er hægt að fara í sendir reikningar, síðasti reglubundinn reikningur valinn, og valið „afrit“. Þá afritast reikningurinn í nýjan reikning og ný bókunardagsetning valin og aðrar upplýsingar uppfærðar ef þarf.

Yfirlit yfir deildir

Kóti
Heiti
02020 Velferðarsvið, skrifstofa
02110 Fjárhagsaðstoð
02150 Stuðningsþjónusta
02310 Barnavernd, skrifstofa
02330 Kostnaður vegna fósturs utan heimilis
02340 Kostnaður vegna úrræða á heimili (tilsjón)
02350 Kostnaður vegna úrræða utan heimilis
02410 Vinnustofa aldraðra, Ísafirði
02420 Félagsstarf aldraðra Flateyri
02430 Félagsstarf aldraðra, Þingeyri
02441 Matarþjónusta aldraðra
02460 Dagdeild aldraðra, Ísafirði
02470 Dagdeild aldraðra, Suðureyri
02510 Mál.fatlaðra, sameiginlegt
02521 Frístundaþjónusta
02540 Ferðaþjónusta fatlaðra
02550 Stoðþjónusta
02561 Búseta Fjarðarstræti
02562 Búseta Sindragötu
02563 Búseta Pollgata
02570 Skammtímavistun
02580 Hvesta
02610 Áfengis- og vímuefnavarnir
02740 Orlofssjóður húsmæðra
02890 Ýmsir styrkir
04000 Fræðslumál
04020 Skólaskrifstofa
04100 Leikskólar, sameiginlegt
04120 Sólborg
04160 Grænigarður, Flateyri
04180 Laufás, Þingeyri
04190 Tjarnarbær, Suðureyri
04200 Sameiginlegir liðir
04210 Grunnskólinn á Ísafirði
04220 Dægradvöl, heilsdagsskóli
04230 Mötuneyti Grsk. á Ísafirði
04260 Grunnskóli Önundarfjarðar
04280 Grunnskólinn á Þingeyri
04290 Grunnskólinn á Suðureyri
05000 Menningarmál
05210 Safnahúsið
05410 Neðstikaupstaður, sameiginlegt
05420 Faktorshús
05430 Krambúð
05440 Turnhús
05450 Tjöruhús
05520 Útilistaverk
05540 Bæjarlistamaður
05550 Leikhús
05620 Félagsheimili Hnífsdal
05660 Félagsheimili Flateyri
05680 Félagsheimili Þingeyri
05690 Félagsheimili Suðureyri
05720 Aðrar hátíðir
05890 Ýmsir styrkir
06000 Æskulýðs- og íþróttamál
06100 Opnir leikvellir
06270 Vinnuskóli
06310 Félagsmiðstöðin Djúpið Ísafirði
06510 Íþróttahúsið Torfnesi
06550 Sundhöll Ísafjarðar
06560 Íþróttamiðstöð Flateyri
06580 Íþróttamiðstöð Þingeyri
06590 Íþróttamiðstöð Suðureyri
06650 Skíðasvæði
06720 Íþróttahátíðir
06810 Almenn félagasamtök
06890 Aðrir styrkir
07000 Brunamál og almannavarnir
07210 Slökkvilið
07220 Sjúkraflutningar
07240 Öryggisþjónusta
07250 Slökkvitækjaþjónusta
07410 Almannavarnir
07420 Náttúruhamfarir
08000 Hreinlætismál
08110 Heilbrigðiseftirlit Vestfjarða
08230 Eyðing sorps, Funi
08510 Meindýraeyðing
08570 Dýraeftirlit
09000 Skipulags- og byggingarmál
09010 Tæknideild
09220 Aðalskipulag
09230 Deiliskipulag
09510 Byggingarfulltrúi
10000 Umferðar- og öryggismál
10310 Viðhald gatna
10530 Umferðarmerking
10560 Götunöfn og húsnúmer
10590 Götulýsing
10610 Snjómokstur
10620 Hálkuvarnir
10630 Vetrarsamgöngur
10710 Almenningssamgöngur
11000 Umhverfismál
11210 Skrúður
11220 Almenningsgarðar
11410 Opin svæði
11510 Umhirða gatna
11520 Lóðahreinsun
11610 Skreytingar jól, aðrar hátíðir
11710 Minka- og refaeyðing
11890 Ýmsir styrkir
13000 Atvinnumál
13090 Atvinnumál, almenn
13220 Fjallskil
13240 Fjárgirðingar
13250 Fjárréttir
13620 Tjaldsvæði
13630 Upplýsingamiðstöð Vestfjarða
13800 Styrkir, framlög til ferðamála
13890 Ýmsir styrkir
21000 Sameiginlegur kostnaður
21110 Sveitarstjórnarkosningar
21150 Alþingiskosningar, aðrar kosningar
21400 Bæjarskrifstofur
21420 Upplýsingakerfi
21510 Risna, móttökur og kynningarmál
31000 Eignasjóður, rekstur
33210 Áhaldahús Ísafirði
41000 Hafnarsjóður, rekstur
43000 Vatnsveita, rekstur
53000 Þjónustuíbúðir Hlíf, rekstur
55000 Eyri hjúkrunarheimili, rekstur
57000 Fasteignir Ísafjarðarbæjar
61000 Fráveita, rekstur
67000 Byggðasafn Vestfjarða, rekstur

 

Ísafjarðarbær tekur einnig við frumriti reikninga á pappír sem afhenda má í afgreiðslu bæjarskrifstofu á annarri hæð í Stjórnsýsluhúsinu á Ísafirði eða með bréfpósti.

Póstáritun:

Ísafjarðarbær – bókhald
Hafnarstræti 1
400 Ísafjörður

Ekki er hægt að taka á móti reikningum í tölvupósti. Lánadrottnar geta þó sent hreyfingaryfirlit á bokhald@isafjordur.is.

Hvers vegna ekki PDF?

Sveitarfélagið fær yfir 2000 reikninga á mánuði og mikil hagræðing næst af því að láta tölvur vinna úr skeytum við móttöku. Reikningar á PDF-formi eru ekki tölvulesanlegir og skapa því ekki slíkt tækifæri til hagræðingar og eru því ekki heimilir í viðskiptum við sveitarfélagið.

Árið 2013 var samþykkt reglugerð nr. 505 sem skýrir ýmis lagaleg atriði varðandi meðhöndlun rafrænna skjala í viðskiptum, eins og hvað er rafrænn reikningur, hlutverk skeytamiðlara, kröfur til bókhaldskerfa og fleira. Í janúar 2019 var reglugerð nr. 44 samþykkt sem skyldar sveitarfélög til að taka við reikningum á rafrænu formi. Í þessari reglugerð er rafrænn reikningur skilgreindur sem reikningur sem hefur verið gefinn út, sendur og móttekinn á skipulega uppsettu, rafrænu sniði sem gefur kost á sjálfvirkri og rafrænni meðferð. PDF-skjöl eru ekki tölvulesanleg og skapa ekki tækifæri til að auka sjálfvirkni. PDF-skjal sem er sent í venjulegum tölvupósti uppfyllir heldur ekki kröfur bókhaldslaga eða reglugerðar frá 2013 þar sem gerð er krafa um áreiðanleika og rekjanleika reikninga.

Reglugerðin útlistar hvernig þessum kröfum má mæta í viðskiptakerfum og skeytamiðlun með gagnadagbók, en hún segir ekkert um hvernig eigi að uppfylla þessar kröfur fyrir PDF-skjöl sem send eru með tölvupósti. Vandinn er að PDF-skjal í tölvupósti uppfyllir ekki þessar kröfur nema frekari aðgerðir komi til. Nýleg dæmi sanna hvernig óprúttnir aðilar geta komist í póstsendingar milli viðskiptaaðila og breytt innihaldi skeytanna.

Einnig er rétt að benda á, að reglugerð um rafræna reikninga frá 2013 segir að móttakandi skeyta ákveði form og gagnaflutningsleið sem hann tekur við og sendandi má ekki senda annað form eða eftir annarri leið en móttakandi hefur tilgreint. Reikningar á XML formi sem miðlað er í gegnum skeytamiðlara uppfylla þessa kröfu.

Var efnið á síðunni hjálplegt?