Pistill bæjarstjóra um ferlagreiningu

Í ferlum er þetta helst

Ég hef verið að fylgjast með framboðunum í yfirstandandi kosningabaráttu. Það sama brennur á flestum. Þjónusta við íbúa og í því sambandi er öllum tíðrætt um þessa blessuðu ferla. Mig langar því aðeins til að fara yfir stöðuna í Ísafjarðarbæ, til fróðleiks fyrir íbúa.

Á síðasta ári var unnin og samþykkt þjónustustefna Ísafjarðarbæjar 2026-2029. Í sveitarstjórnarlögum er kveðið á um að sveitarstjórn skuli móta sér stefnu sem sveitarfélagið hyggst halda uppi í byggðum og byggðarlögum sínum , fjærst stærsta kjarnanum. Vinna við gerð þjónustustefnunnar átti sér stað á síðasta ári en liður í þeirri vinnu voru íbúafundir í byggðakjörnum þar sem íbúum gafst tækifæri á að kynna sér drög að stefnunni og koma með umsagnir og/eða athugasemdir. Á þessum íbúafundum var íbúum tíðrætt um ferla og hvað stjórnsýslan og þjónusta við íbúa væri oft svifasein og lýstu margir upplifun sinni á því að oft væri eins og stjórnsýslan væri í sílóum og svið töluðu ekki nægilega saman.

Í haust var jafnframt tekin ákvörðun í stjórnendateymi Ísafjarðarbæjar um að framkvæma þjónustukönnun þar sem íbúar voru spurðir út í fjölmarga þætti sem sneru að þjónustu sveitarfélagsins. Þetta er í fyrsta sinn sem slík könnun er keypt en mikilvægt að niðurstöður slíkrar könnunar séu nýttar til umbóta og að gerð verði slík könnun á nokkra ára fresti til að stjórnendur séu með puttann á púlsinum hvað varðar þjónustu við íbúa og upplifun íbúa af henni.

Í nóvember 2025 var hafinn undirbúningur að innri skoðun á verkferlum innan stjórnsýslunnar. Tekin var ákvörðun af stjórnendum Ísafjarðarbæjar að hefja þessa vegferð og var verkefnið kynnt á fundi bæjarráðs þann 17. nóvember 2025.
Verkefnið snýr að því að kortleggja og greina meginferla hjá stjórnsýslu Ísafjarðarbæjar og vinna að ýmsum jákvæðum umbótum með starfsfólki þess. Markmiðið er að starfsfólk sveitarfélagsins nái bættum árangri í störfum sínum, að skilvirkni verkefna batni til lengri tíma litið og að þjónusta við íbúa eflist samfara vinnunni.

Slík vinna tekur tíma, en byrjað var á að taka nústöðu og kortleggja hvernig mál eru unnin núna. Við þá kortlagningu mátti finna þætti sóunar, hvar mál væru að falla niður á milli starfsmanna og/eða sviða, og hvaða verkefni væru að taka óþarflega langan tíma. Í kjölfarið var farið í að endurhugsa alla ferla til að minnka sóun, einfalda vinnu, koma í veg fyrir mistök við vinnslu mála og stytta afgreiðslutíma. Stjórnsýslan verður þannig gegnsærri og jafnræðis gætt við alla íbúa.
Hafa verður þó í huga að stjórnsýslan er unnin samkvæmt lögum og reglugerðum og því mikilvægt að farið sé eftir settum reglum við vinnslu mála. Ferlar eru eitt, en lög og reglur gera hlutina oft þunga í vöfum. Sumir segja að þetta sé ekki flókið en ef hlutir eru ekki framkvæmdir á réttan hátt er betur heima setið en af stað farið.

Nú í vetur hefur þessi vinna verið í gangi á öllum sviðum bæjarskrifstofa Ísafjarðarbæjar og allir starfsmenn tekið þátt. Myndaðir hafa verið vinnuhópar innan sviða og einnig þvert á svið.
Allt er þetta gert til að skýra og kortleggja verkferlana eins og við viljum hafa þá til að þjónusta sem mest og best.
Vinnunni er ekki að fullu lokið, en markmiðið er að ljúka henni á næstu vikum. Þá er það verkefni nýrrar bæjarstjórnar að taka við boltanum og innleiða og gæta þess að unnið sé eftir bættum verkferlum strax í sumar og haust.

Bon Appétit!

Sigríður Júlía Brynleifsdóttir
Bæjarstjóri